¿Business Intelligence para pymes?

Muchas personas no conocen el concepto, otras creen que es aplicable solamente a grandes empresas a costos muy elevados,…

… sin embargo, les propongo reflexionar juntos sobre el siguiente interrogante ¿Business Intelligence (BI) podremos aplicarlas en pymes?

Empezamos por contextualizar BI dentro del mundo del e-business para profundizar luego sobre su potencial, características y niveles, la tabla de tecnologías y estrategias utilizadas en e-business resume los principales componentes:

Tecnologías empleadas en e-business

E-business o negocios electrónicos, comprende el uso de tecnologías EDI, CRM o ERP; así como su integración mediante nuevas actividades estratégicas como Business Intelligence o Knowledge Management.

Nos enfocamos en cada una de ellas:

Tecnologías:

• EDI (proviene de Electronic Data Interchange): es el intercambio electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación, utilizando un formato estándar para los documentos comerciales.
• CRM (de la sigla del término en inglés Customer Relationship Management): en nuestro contexto significa administración de las relaciones con los clientes. Existe software para dar seguimiento a esta relación con el cliente.
• ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning): son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Actividades estratégicas:

• Business Intelligence: Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. La globalización, la internacionalización de los mercados, la nueva economía y los negocios electrónicos, son una interrelación de fenómenos los cuales emergen con retos de nuevas actitudes de supervivencia y de adaptación.

Por lo tanto, resulta esencial detectar las tendencias y entender las estrategias que provienen de una economía global de conocimiento, actividades de la inteligencia de negocios por la cual los ambientes económico, tecnológico y social son explorados. También incluye las actividades de monitoreo e identificación del perfil de nuestros potenciales clientes y de nuestros clientes; de esta forma tendremos información como insumo para ajustar nuestras estrategias; por ejemplo si tenemos un carrito de comercio electrónico con muchos accesos a un producto o servicio determinado pero no concreta ventas, podríamos incluirlo en alguna promoción para “convencer” a estos potenciales clientes.

• Knowledge Management (gestión del conocimiento): es un concepto aplicado que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.

¿Qué problemas se plantea a la hora de trabajar con herramientas de BI?

“Uno muy importante es que los objetivos a conseguir con los indicadores que obtenemos ayudados de las herramientas de BI, son limitados por las propias herramientas.  El requisito es que debemos utilizar tecnología que nos permita crear indicadores de los objetivos de negocio y valores de referencia, y probar si estos indicadores nos sirven para determinar si se han alcanzado esos objetivos y, además, poder mejorarlos y modificarlos ágilmente con métodos de BI rápidos para poder incluir nuevos requisitos.

He de decir que, muy habitualmente, nos encontramos con que la tecnología seleccionada nos limita en la forma de avanzar con nuestro análisis de datos debido a su manera de interactuar con el usuario final, a las limitaciones a la hora de interpretar la información, a la infraestructura necesaria para ser desplegadas, etc., pero hemos de tener claro que esto es un error. El objetivo es que la estrategia de negocio dicte la estrategia de IT. Es decir, la decisión de la tecnología a utilizar, debe venir de la mano de los usuarios de negocio y los usuarios finales.

Las soluciones de BI a utilizar deben ser intuitivas y fáciles de manejar, para que el usuario final pueda darles el valor que busca sin dependencia del departamento de IT. Que permitan interpretar los datos sin que se necesiten complejos analistas, y que aporten al usuario la seguridad de que los datos son coherentes y son los necesarios, eliminando datos nulos o irrelevantes.

Cada uno en su rol verá la información identificada como importante para ese rol, de manera que puedan identificar las fortalezas y debilidades de su organización para alcanzar los objetivos definidos. Es importante recalcar en este punto que la formación de los usuarios en las herramientas y sus posibilidades es un factor clave para la consecución de los objetivos.”[1]

Las herramientas de BI se basan en la utilización de un sistema de información que contiene datos extraídos de la producción, datos económicos, ventas, compras, personal; es decir, toda la información relacionada a la empresa y sus ámbitos de acción. También sería recomendable que incluya información de su rubro, área de pertenencia, campos de acción, competencia, entre otros.

Mediante las herramientas y técnicas de ETC (en inglés, Extract, transform & Load, en castellano sería extracción, transformación y carga) se extraen los datos de diferentes fuentes, se depuran y preparan (se denomina homogeneizar los datos) para luego cargarlos en el almacén de datos o tablas con relaciones que conforman el modelo de datos.

Las herramientas de inteligencia analítica nos permiten un modelado de las representaciones basadas en consultas para crear un cuadro de mando integral (o dashboard) que sirve para presentar informes. En este punto es muy importante identificar el visualizador ideal para los datos a “mostrar” pensando en el destinatario de dichos datos, para no marear ni confundir, sino enfocar y permitir analizar y tomar decisiones

Características de BI

Niveles de realización de BI

La toma de decisiones es un proceso interactivo (nos relacionamos con los datos e interactuamos: por ejemplo, probamos qué sucede si realizamos una campaña publicitaria, o si ofrecemos cupones de descuento) e iterativo (con muchas vueltas sobre los mismos datos; por ejemplo, analizamos las ventas del producto X en el año anterior y lo volvemos a analizar este año, y lo volveremos a analizar sobre las ventas del año próximo), por lo tanto a medida que avanzamos en el uso y las prácticas empresariales, avanza nuestra experiencia personal, por área, etcétera. Así, la gestión del conocimiento (o Knowledge Management) se verá afectada: crecerá y mejorará o se deteriorará y tomaremos decisiones arbitrarias, por el gusto del directivo de turno.

De esta forma es evidente que la toma de decisiones es un proceso en el que deseamos profesionalizar (dando información, pudiendo justificar, mostrando sustento y basar nuestras decisiones) mediante BI. Como todo proceso tiene pasos, niveles, secuencias y maduración que iremos logrando a medida que nos adentramos en el uso de herramientas de BI.

Podemos entonces clasificar las soluciones de BI respecto a su nivel de complejidad:

Espero que este artículo clarifique algunos conceptos referidos a BI, le permita identificar el potencial que nos ofrecen y la posibilidad de incorporarlos a su empresa, puntualmente para PYMEs podríamos emplear opciones web gratuitas con ciertas limitaciones como https://powerbi.microsoft.com/ o con Power Pivot asociado a Excel[2].

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²  Es un producto registrado por Microsoft.

Nota elaborada por el Ingeniera Lorena Carballo. Docente de CAMEeducativ@

[1] Conasa IT Woks. (2015). www.conasa.es. Recuperado el 2019, de https://www.conasa.es/blog/business-intelligence-y-big-data-son-lo-mismo

[2] Es un producto registrado por Microsoft.